Puantaj Nedir?
Puantaj, bir işletmenin çalışanlarının işe giriş çıkış zamanlarının ve yaptıkları işlerin zamanını kaydetmek için kullandığı bir sistemdir. Puantaj sistemi, çalışanların işyerinde harcadıkları zamanın tespit edilmesine, personelin performansının belirlenmesinde ve buna göre maaş hesaplamasında kullanılmaktadır. Puantaj sistemi, genellikle bir işletmenin insan kaynakları (IK / HR) departmanı tarafından yönetilir.İşveren, çalışanların günlük, haftalık veya aylık olarak ne kadar süreyle çalıştığını, hangi saatlerde işe geldiğini, ne zaman ayrıldığını, izin günlerini ve devamsızlık durumlarını puantaj sistemi aracılığıyla kaydedebilir.
Puantaj Cetveli ve Tablosu Nedir?
Puantaj cetveli, bir işletmenin çalışanlarının işe giriş çıkış zamanlarını takip etmek için kullanılan bir tablodur. Klasik yöntemlerde; kart üzerinde yada excel tablosu üzerinde tutulmaktadır. Puantaj Cetveli ve Puantaj Tablosu şeklinde farklı adlandırılsada aynı işlevdedir. Genelde küçük işletmeler tarafından tercih edilen bir sistemdir. Çalışan sayısının fazla olduğu işletmeler PDKS programları kullanmakta ve puantajı bu programlar üzerinden takip etmektedir. Puantaj hem işveren açısından çalışanı hakkında doğru bilgi akışı sağlayarak maddi zarardan korunması, hemde personelin hakedişini tam olarak alınabilmesi için kritik öneme sahiptir.
Orta ve büyük ölçekli işletmelerin puantaj tablosunu tutuyorsanız :Personel sayısı daha fazla ise puantaj için Meyer Personel Devam Kontrol programı edinilmesi işletme açısından faydalı olacaktır. PDKS programları personelin işe giriş çıkışlarını parmak izi okuyucu cihazlar, yüz tanıma cihazları yada personel kartlı geçiş sistemi gibi dijital çözümlerle insandan kaynaklanan hata payını minimuma indirmenizi sağlayacaktır.
Puantaj tutmak için farklı yöntemler kullanılabilir. En yaygın yöntemler şunlardır:
- Puantaj defteri: Bir deftere elle kaydedilerek yapılır.
- Puantaj cetveli: İnsan Kaynakları tarafından Tablo şeklinde tutulur.
- Meyer PDKS yazılımı: Personellerin giriş ve çıkış saatleri, fazla mesai ve izin yönetimi, puantaj verileri yazılım tarafından otomatik olarak kaydedilir. Detaylı raporlar alınabilir.Çeşitli İnsan Kaynakları ve ERP yazılımlarla entegre çalışabilir
Puantaj Tablosu Nasıl Hazırlanır?
Puantaj tablosu veya cetveli ; her bir çalışanın saatlik, günlük veya haftalık olarak işyerinde geçirdiği zamanı kaydetmek içindir. Personele ait bilgileri toplayarak bir rapor haline getirebilirsiniz. Puantaj tablosu, genellikle bir işletmenin insan kaynakları (HR) departmanı tarafından yönetilir ve işletmenin çalışanlarının performansını değerlendirmede kullanılmaktadır. Puantaj tablosu personel için bordro hazırlamada ve personele karşı işletmenin yükümlü olduğu yasal zorunluluklara karşıda bir kayıt niteliğindedir.
Küçük bir işletmenin puantaj tablosunda olması gerekenler :
Personelin bilgisi. (Bordroyu excel üzerinde tutuyorsanız, özlük bilgilerine bağlantı veriniz)
Çalışma dönemi tarihleri. Yıl, ay, gün olarak belirtilmelidir.
Personelin çalışma günlerinin işaretleyeceği alanlar. Saatlik yada görevlendirme gibi özel durumlar içeriyorsa excel tablosu buna göre dizayn edilmelidir.
Personelin çalışma zamanlarını net şekilde görüp onayladıktan sonra imza atması için gerekli imza alanı.
Puantaj tablosu üzerinde işaretlenen kısaltmaların açıklamaları.
Puantaj Cetveli Nasıl Hazırlanır?
Puantaj cetveli oluştururken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar mevcuttur. Puantaj cetvelini excel üzerinde tutuyorsanız işte oluşturmanızı kolaylaştıracak bazı adımlar:
Gerekli Bilgileri Belirleyin: Puantaj oluşturmadan önce hangi bilgileri kaydetmeniz gerektiğini belirleyin. Bunlar genellikle çalışan adı, çalışma günü/tarihi, giriş ve çıkış saatleri, öğle yemeği molaları, izinler, hastalık izinleri, mesai saatleri gibi bilgileri içerir.
Excel gibi bir elektronik tablo programı kullanın: Puantaj'ı elektronik olarak oluşturmak için Excel programı kullanabilirsiniz. Bu programlar, verileri düzenlemek, formüller kullanmak ve raporlar oluşturmak için kullanışlı araçlar sunar.
Satırlar ve Sütunlar: Satırlar çalışanları temsil ederken, sütunlar farklı bilgileri temsil eder. İlk sütunda çalışanların isimlerini veya kimlik numaralarını listelemek için bir sütun oluşturun. Diğer sütunlarda giriş ve çıkış saatleri, izinler, mesai saatleri ve diğer ilgili bilgileri kaydetmek için sütunlar oluşturun.
Formül ve Otomatik Hesaplamalar: İlgili sütunlarda toplam çalışma saatleri, mesai ücreti hesaplamaları veya izin kalan günleri gibi otomatik hesaplamalar yapmak için formüller kullanabilirsiniz. Bu, manuel hesaplama hatalarını önler ve süreçi otomatikleştirir.
Renklendirme ve Formatlama: Daha okunabilir hale getirmek için renklendirme ve formatlama kullanabilirsiniz. Örneğin, giriş-çıkış saatlerini vurgulamak veya geç saatlerde çalışma durumunu göstermek için renkli bir formatlama kullanabilirsiniz.
Düzenli Güncelleme: Günlük, haftalık veya aylık olarak güncellenmelidir. Çalışanların giriş-çıkış saatlerini ve diğer bilgileri düzenli olarak kaydedin ve güncel tutun.
Verilerin Saklanması ve Paylaşılması: Oluşturduğunuz puantaj kayıtlarını güvenli bir şekilde saklayın. Bu, işletme politikalarına ve veri güvenliği (KVKK) kurallarına uygun olarak yapılmalıdır.
Puantaj Tutmanın İşletmelere Faydaları
Puantaj, işletmeler için önemli bir yönetim aracıdır. Puantaj sayesinde işletmeler;
- Çalışanlarının ücretlerini doğru bir şekilde hesaplayabilirler.
- Personellerin devamsızlıklarını takip edebilirler.
- Gelecekteki personel ihtiyaçlarını planlayabilirler.
- İşgücü maliyetlerini kontrol edebilirler.
- Zaman ve işgücü tasarrufu sağlayabilirler.
