Puantaj Sistemi
Puantaj sistemleri, çalışanların işyerinde harcadıkları zamanın tespit edilmesine, personelin performansının belirlenmesinde ve buna göre maaş hesaplamasında kullanılmaktadır. Puantaj sistemi, genellikle bir işletmenin insan kaynakları (IK / HR) departmanı tarafından yönetilir. İşveren, çalışanların günlük, haftalık veya aylık olarak ne kadar süreyle çalıştığını, hangi saatlerde işe geldiğini, ne zaman ayrıldığını, izin günlerini ve devamsızlık durumlarını puantaj aracılığıyla kaydedebilir.
Puantaj Takip Sistemi
Puantaj, bir işletmenin çalışanlarının işe giriş çıkış zamanlarını, çalışma sürelerini takip etmek için kullanılan bir sistemlerdir. Puantaj çizelgesi şeklinde de adlandırılabilmektedir. Klasik yöntemlerde; kağıt üzerinde ya da Excel tablosu üzerinde tutulmaktadır. Bu yöntem genelde küçük işletmeler tarafından tercih edilmektedir. Personel sayısının fazla olduğu işletmeler PDKS programları kullanmakta ve bu programlar üzerinden otomatik takip edilmektedir.
Puantaj Takibinde 3 Farklı Yöntem
Puantaj tutmak için farklı yöntemler kullanılabilir. En yaygın yöntemler şunlardır:
- Meyer PDKS yazılımı: Personellerin giriş-çıkış saatleri, fazla mesai ve izin yönetimi ile puantaj verileri yazılım tarafından otomatik olarak kaydedilir. Anlık takip mümkün olmakla beraber detaylı raporlar alınabilir. Çeşitli İnsan Kaynakları ve Muhasebe, ERP yazılımlarıyla entegre çalışabilir. (Otomatik Puantaj Takip Sistemi) Günümüzde, küçükten büyüğe her ölçekte işletme tarafından tercih edilmektedir.
- Puantaj cetveli: İnsan kaynakları tarafından elektronik tablo formatında hazırlanır. Hata oranı oldukça yüksektir, manuel şekilde tutulması gerekir.
- Puantaj defteri: Personel bilgilerinin bir deftere elle kaydedilmesiyle tutulur. Zaman alıcıdır; her giriş-çıkışın elle yazılması gerekir.
Orta ve büyük ölçekli işletmelerin puantajını tutuyorsanız:
Personel sayısının fazla olduğu işletmelerde puantaj takibini manuel olarak yapmak zaman alıcı ve hataya açık bir süreçtir. Bu nedenle Personel Devam Kontrol programı, işletmelere büyük kolaylık sağlar. Sistem; parmak izi okuyucu cihazlar, yüz tanıma cihazları veya personel kartlı geçiş sistemi çözümleri ile giriş-çıkış verilerini otomatik olarak kaydeder, böylece insandan kaynaklanan hataları en aza indirir.
Otomatik Puantaj Takip Nasıl Yapılır?
Belirlenen giriş çıkış noktalarında okuyucu (kart okuyucu, yüz tanıma cihazı, parmak izi okuyucu, Qr okuyucu) cihazlar yerleştirilerek personellerin giriş-çıkış verilerini Meyer PDKS yazılımına aktarılması sağlanır. Bu sayede çalışma saatleri ve Puantaj bilgileri otomatik hesaplanmaktadır. Esnek yapısı sayesinde her türlü rapor alınabilmektedir. Aynı zamanda Meyer rapor departmanı tarafından işletmenize özel raporlar ve geliştirmeler sağlanabilmektedir.
Kartlı Sistemler
Parmak İzli Sistem
Yüz Tanımalı Puantaj
TC Kimlik - QR - Barkod
Puantaj Programı
Kullanılmakta olan Meyer Puantaj programı müşterinin çalışma prensipleri ve vardiya yapısına göre personel hareketlerini değerlendirerek bordro teşkil edecek puantaj bilgilerini hesaplar, her kullanıcı için isteğe bağlı her çeşit dinamik analize dayalı istatiksel raporlar üretebilmektedir. Eğer aynı zamanda bordro bilgileri istenmekte ise işletmenin kullandığı SAP, Oracle, Logo, Netsis, Dia, Uyumsoft, Micro, Humanist, Link vb programlara entegre edilebilmektedir.
- Özlük Bilgileri
- İzin takibi
- Mesai Takibi
- Hareket bilgisi
- Vardiya bilgisi
- Puantaj verisi
- Detaylı raporlar
Referanslar
Puantaj Nasıl Hazırlanır?
Puantaj tablosu veya cetveli ; her bir çalışanın saatlik, günlük veya haftalık olarak işyerinde geçirdiği zamanı kaydetmek içindir. Personele ait bilgileri toplayarak bir rapor haline getirebilirsiniz.
Küçük işletmenin puantaj tablosunda olması gerekenler :
- Personelin bilgisi. (Bordroyu excel üzerinde tutuyorsanız, özlük bilgilerine bağlantı veriniz)
- Çalışma dönemi tarihleri. Yıl, ay, gün şeklinde belirtilmelidir.
- Personelin çalışma günlerinin İşaretleyeceği alanlar. Saatlik ya da görevlendirme gibi özel durumlar içeriyorsa Excel tablosu buna göre dizayn edilmelidir.
- Çalışma günleri ve saatleri: Vardiya başlangıç-bitiş saatleri, görevlendirme bilgileri, fazla mesai detayları.
- İzin ve devamsızlık kayıtları: Yıllık izin, hastalık izni, rapor gibi durumlar.
- Personelin çalışma zamanlarını net şekilde görüp onayladıktan sonra imza atması için gerekli imza alanı.
- Puantaj tablosu üzerinde işaretlenen kısaltmaların açıklamaları.
Puantaj Nasıl Oluşturulur?
Puantaj cetveli oluştururken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar mevcuttur. Puantaj cetvelini excel üzerinde tutuyorsanız işte oluşturmanızı kolaylaştıracak bazı adımlar:
Gerekli Bilgileri Belirleyin: Puantaj oluşturmadan önce hangi bilgileri kaydetmeniz gerektiğini belirleyin. Bunlar genellikle çalışan adı, çalışma günü/tarihi, giriş ve çıkış saatleri, öğle yemeği molaları, izinler, hastalık izinleri, mesai saatleri gibi bilgileri içerir.
Google Sheets veya Excel gibi bir elektronik tablo programı kullanılabilir. Verileri düzenlemek, formüller kullanmak ve raporlar oluşturmak için kullanışlı araçlar sunar.
Satırlar ve Sütunlar: Satırlar çalışanları temsil ederken, sütunlar farklı bilgileri temsil eder. İlk sütunda çalışanların isimlerini veya kimlik numaralarını listelemek sütun oluşturun. Diğer sütunlarda giriş - çıkış saatleri, izinler, mesai saatleri ve diğer ilgili bilgileri kaydetmek için sütunlar oluşturun.
Formül ve Otomatik Hesaplamalar: İlgili sütunlarda çalışanların toplam çalışma saatlerini, mesai ücreti hesaplamaları veya izin kalan günleri gibi otomatik hesaplamalar yapmak için formüller kullanabilirsiniz. Otomatik puantaj hesaplama, manuel hesaplama hatalarını önler ve süreci otomatikleştirir.
Renklendirme ve Formatlama: Daha okunabilir hale getirmek için renklendirme ve formatlama kullanabilirsiniz. Örneğin, giriş-çıkış saatlerini vurgulamak veya geç saatlerde çalışma durumunu göstermek için renkli formatlama kullanabilirsiniz.
Düzenli Güncelleme: Günlük, haftalık veya aylık olarak güncellenmelidir. Çalışanların giriş-çıkış saatlerini ve diğer bilgileri düzenli kaydedin ve güncel tutun.
Verilerin Saklanması ve Paylaşılması: Oluşturduğunuz kayıtları güvenli şekilde saklayın. Bu, işletme politikalarına ve veri güvenliği (KVKK) kurallarına uygun olarak yapılmalıdır.
Puantaj hem işveren açısından çalışanı hakkında doğru bilgi akışı sağlayarak maddi zarardan korunması, Hem de personelin hak edişlerin tam olarak alınabilmesi için kritik öneme sahiptir.